M.E. is een Belgische KMO met een 20tal werknemers actief als diensten leverancier, producent en groothandel in de ICT-sector. Deze KMO werkte nog volledig met papieren klantendossiers en opvolging (dossiernummers, offertes, bestellingen) in Excel met manueel gecreëerde Word documenten (voor communicatie: offertes, zendnota...). Er is geen integratie en alle informatie moest steeds terug ingegeven worden. (vb. geen automatische adresinvulling)
Voordelen:
- Eenvoudige tools
- Lokale opslag
- Onafhankelijk van computer
Nadelen
- Geen integratie
- Dupliceren van gegevens
- Geen centraal overzicht
- Rapporteren is moeilijk
In 2016 werd er beslist dat een meer geïntegreerd systeem, waarbij er geen informatie moet gedupliceerd worden, het werk zal vereenvoudigen en helpen om fouten te vermijden.
Niet eenvoudig omwille van de heersende gedachte: “computers genereren meer problemen dan dat ze oplossen”
Bijkomend zal de rapportering ook eenvoudiger zijn.
Randvoorwaarden:
- De huidige methodologie moet zo veel mogelijk behouden blijven
- Het nieuwe systeem moet eenvoudig zijn zodat iedereen er mee kan werken.
- Het nieuwe systeem moet lokaal draaien
- Alle gegenereerde documenten moeten zo nauw mogelijk aansluiten bij de bestaande
- Een export naar Excel moet ervoor zorgen dat “oude” manieren van werken kunnen blijven gebruikt worden.
Uitdaging
Deze KMO had jaren dezelfde manier van werken gebruikt. Iedereen kende het “systeem” en was er mee vertrouwd. Automatisatie en gebruik van informatica maakte ook niet echt deel uit van de bedrijfscultuur. Elke aanpassing van de manier van werken werd door iedereen met de nodige argwaan bekeken.
Implementatie van ERP-systeem
De technische implementatie van het ERP-systeem met het aanpassen van de documenten was redelijk eenvoudig en zorgde niet voor onoverkomelijke problemen. De nieuwe en oude werkwijze sloten redelijk naadloos bij mekaar aan. De nieuwe documenten kwamen overeen met de bestaande maar zorgde wel voor een meer uniforme en professionele look.
Door goede ondersteuning werden de kleine mankementen al snel opgelost. Na enkele maanden van gebruik, begon iedereen de voordelen van het nieuwe systeem te zien. We konden al vlug laten zien dat de informatie veel sneller, en nauwkeuriger, boven water te halen was dan vroegen.
Het grootste bewijs van welslagen en tevredenheid is dat medewerkers nu zelf komen vragen om bestaande uitdagingen in het ERP systeem te integreren (proces van reparaties? RMA, barcodes) Ze willen zoveel mogelijk het ERP systeem gebruiken om hun werking verder te professionaliseren.